Mailarchivierung ist ein kein neues Thema mehr, es ist nur an vielen Unternehmen bisher vorbei gegangen. Der Gesetzgeber hat der E-Mail praktisch die gleiche rechtliche Bedeutung zugeschrieben, wie sie Dokumente in Papierform besitzen.
Die Notwendigkeit zur E-Mail-Archivierung ergibt sich unter anderem aus den Vorschriften des Handels- und Steuerrechts über die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung (§§ 238 ff. und § 257 HGB sowie §§ 140 ff. AO), den Grundsätzen ordnungsgemäßer EDV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) und aus den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU).
Unternehmen sind dazu verpflichtet, alle relevanten E-Mails bis zu 10 Jahre lang vollständig aufzubewahren und jederzeit maschinell auswertbar vorhalten zu können. Zudem muss sichergestellt werden, dass die Daten nicht nachträglich manipuliert werden können.
Werden diese Archivierungspflichten nicht beachtet, drohen empfindliche Strafen bis hin zur persönlichen Haftung durch die Unternehmensleitung.
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